アサワン（クラウド型グループウェア）：導入事例２｜プロバイダ ASAHIネット(法人向け)

財団法人エイ・エフ・エス日本協会(文部科学省所管)様

【団体概要】特定公益増進法人財団法人エイ・エフ・エス日本協会
・設立：1980年4月17日
・理事長：垂水公正
・事業内容：高校生の交換留学を主とした民間国際教育交流事業
・職員数：29名　ボランティア数：1,503名　（2007年9月1日現在）
・ホームページ：http://www.afs.or.jp

「1ＩＤが100円で、コストパフォーマンスが良い。シンプルなインターフェースで、操作もわかりやすいです」

財団法人エイ・エフ・エス日本協会様（以下、AFS）は、「アサワン」を事務所間のデータのやり取りや、ボランティア学生の情報共有などに利用している。アサワン導入までの経緯や導入後の状況についてプログラム本部マネージャーの髙田憲児氏（写真1）やIT担当の吉田三郎氏（写真2）、ボランティアの学生スタッフ（写真3）にお伺いした。

煩雑な書類の管理を簡単にしたい

アサワンを導入した経緯について教えてください。

AFSのメイン事業である交換留学プログラムについて、各支部にたくさんの印刷物を郵送やFAXで配布していました。プログラム内容はしばしば変更することが多く、そのたびに変更内容を反映したものを送っていましたが、支部ではどれが最新版なのかきちんと管理できていないという問題が何年も続いていました。

そこで、手軽に情報共有ができるネット上のサービスをお探しになられていたのですね。

はい。そうは言っても多大なコストは割けないし、利用するのに一から設定しなければならないものではとてもできない。これだというサービスがなく困っていたところに、朝日ネットの営業担当の方にアサワンを紹介していただきました。まさに渡りに船という感じでした。

導入の決め手は、コストパフォーマンスの良さとメンテナンスフリーであること、そして直感的な操作性

アサワンを導入する決め手となった理由は何ですか？

1IDが100円というコストパフォーマンスです。また、課金がIDベースだったというのも決定要因のひとつですね。例えば、ボランティアの各学生はプロジェクトによっていくつかのチームのメンバーになることがあります。また、プロジェクトも新しくできたり、なくなったりします。学生が複数のチームに参加しても、IDの単価が変わらないというのは決め手のひとつです。
そのうえ、ASP型なのでメンテナンスも必要なく、操作も非常に直感的です。インターフェースが複雑なものは、それだけスタッフに説明しなければいけません。その点、アサワンは導入後の説明も簡単でした。

管理が楽になり、時間を有効に使えるようになった

アサワンの導入効果はいかがですか？

現在、プログラムに関する書類などはすべてアサワンにアップロードしておき、必要なときにダウンロードして見るというふうにしているので、管理がとても楽になりました。全国に67ある支部の方でも、最新版はつねにアサワン上にあるので、管理がとても簡単です。また、以前のように郵送やFAXが送られてくるまで待たなくていいので、時間を有効に使えるようになり効率が上がりました。

ファイル共有機能と掲示板で、活発なコミュニケーション

ボランティアの学生の方は、アサワンのファイル共有機能と掲示板を使って盛んにやり取りをされているとのことですが、具体的にはどのようにお使いになられているのですか？

ボランティアの学生スタッフには、プログラムによって様々なレポートの提出を課しています。例えば以前、国内外の学生が参加したプログラムがありました。プログラム終了後にはレポートをアサワンにアップして掲示板で盛んに議論をしていました。アサワンには英語表示があるので海外の学生ともコミュニケーションを取ることができますし、実際これがなければできませんでした。学生は当協会の活動の主体ですので、今後、彼らのコミュニケーションがアサワンでさらに活発になればといいなと思っています。

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